收集個人資料聲明及隱私政策

 

生效日期：2025年   02月   13日

 

歡迎使用我們向您提供的SaaS軟體服務（又稱「OKKI產品」）！

如果您是來自香港的用戶，請仔細閱讀以下收集個人資料的聲明。如果您不同意以下聲明的任何內容，請您停止使用OKKI產品。

 

收集個人資料聲明

收集個人資料聲明（下稱「本聲明」）是根據香港個人資料私隱專員公署（以下簡稱「私隱專員公署」）發出的指引編寫，旨在說明我們作為資料使用者，直接向資料當事人（即OKKI產品的用戶）收集個人資料時，如何向資料當事人告知有關收集個人資料的情況及資料當事人根據《個人資料（私隱）條例》所享有的權利。

 

一、收集目的聲明

我們收集用戶個人資料的目的包括：

1. 為用戶創建及支持用戶登陸OKKI帳戶；
2. 維護用戶OKKI帳戶的安全及適配；
3. 為用戶提供OKKI產品的售後服務；
4. 開發和提升OKKI產品功能；
5. 向用戶發送與OKKI產品及服務相關的資訊。

 

二、用戶是否有責任或可自願提供其個人資料

為達到上述目的，用戶應向我們提供所需的個人資料，例如註冊資訊、身份驗證資訊等。若用戶未能提供該等資料，我們可能無法提供相應的產品或服務。

 

三、可能轉移資料聲明

為了向用戶提供與銷售相關的服務，我們所收集的用戶的個人資料會提供給我們的銷售代理商阿里巴巴國際站（即Alibaba.com）；為了向用戶提供相應的產品功能或服務，我們所收集的用戶的個人資料會提供給我們的產品或服務的合作方。

 

四、直接促銷

我們會收集用戶的姓名、流動電話號碼及電郵地址，以便向用戶提供有關OKKI產品活動的資訊及服務優惠。由於我們的銷售代理商在銷售過程中亦會獲取用戶的姓名、流動電話號碼及電郵地址，因此阿里巴巴國際站也可能用於向用戶提供有關OKKI及/或Alibaba.com產品/服務活動的資訊及服務優惠。

如用戶不希望接收上述資訊，請通過本聲明第六點中提及的聯絡方式通知我們取消。

 

五、查閱及改正資料權利

用戶可以登陸您的OKKI帳戶，點擊右上角的頭像後選擇「個人中心」，即可查閱您在OKKI產品中提供的個人資料，也可以在此處更新公司允許您調整的個人資料。若用戶系公司的管理員，則有權查詢、更正或補充公司的資料。具體如下：登錄OKKI主帳戶，即可查詢、更正公司控制的資料，包括公司組織架構資訊、開通許可權資訊、AI自動化配置資訊以及其他各種功能的設置。

 

六、處理查閱或改正要求的聯絡人的告示

如用戶對處理查閱或改正要求有任何疑問或建議，請以書面形式通過以下方式聯絡我們：

個人資料私隱保護小組

OKKI.com Singapore Technology Private Limited   

地址：51 BRAS BASAH ROAD #01-21 LAZADA ONESINGAPORE (189554)

電郵地址：Dataprivacy@okki.com

 

以下隱私政策的內容是我們在香港及臺灣地區與資料當事人就處理及委託處理個人資料事宜的相關約定。

 

隱私政策

我們將遵守香港地區的《個人資料（私隱）條例》及臺灣地區的《個人資料保護法》下有關使用個人資料的規定，確保我們所持有的個人資料的隱私、保密性及安全。為此，我們制定了本隱私政策，以方便您瞭解我們在為您提供軟體服務的過程中如何收集、使用、共用、存儲和保護您的資訊。

請您務必仔細閱讀、充分理解本隱私政策，特別是以加粗或下劃線方式突出顯示的條款，確保您充分理解和同意後再開始使用。如果您不同意本隱私政策的任何內容，您應該立即停止使用。

 

本隱私政策將幫助您瞭解以下內容：

 

1. 本隱私政策的適用範圍
2. 我們如何收集及使用您的個人資料
3. 我們如何轉讓及披露您的資料
4. 我們如何存儲及保護您的資料
5. 您可以行使哪些權利來管理我們所收集的資料
6. 我們如何使用 Cookies 及類似技術
7. 本隱私政策的更新方式
8. 您如何聯繫我們

 

一、適用範圍

OKKI產品包括我們自研的SaaS軟體，以及與第三方合作的軟體產品，產品形態包括網頁客戶端、桌面應用程式及手機APP（名稱為OKKI，具體以應用市場上的實際顯示情況為准），其中包括OKKICRM以及未來可能推出的其他軟體服務。OKKI產品主要針對出口公司，即我們的客戶為公司（下稱「公司」），不包含個人（含16周歲以下的未成年人）。

本隱私政策適用於OKKI產品。如果我們關聯公司的產品及/或服務中使用了OKKI產品但未設立獨立的隱私政策，則本隱私政策亦適用於該部分產品及/或服務。需要特別說明的是，本隱私政策不適用於OKKI產品中嵌入的第三方提供的服務（下稱「第三方服務」），例如交易功能中的報關、物流運輸、Paypal支付服務等，亦不適用與OKKI產品對接的合作方的軟體服務。您向該第三方服務提供者提供的資料不受本隱私政策的約束，因此，在選擇使用該第三方服務前，請充分瞭解其產品功能及隱私保護政策，再決定是否使用此服務。

 

 

二、我們如何收集及使用您的個人資料

(一)               資料當事人的分類

在本隱私政策中，您可以是OKKI產品的用戶或用戶的潛在客戶（下稱「潛在客戶」）。當您以公司的授權代表身份使用OKKI產品時，您即為用戶；而當您的個人資料因與您商業利益或職業相關而被用於OKKI產品中時，您即為潛在客戶。

(二)               個人資料的種類

我們使用的資料包括用戶資料和潛在客戶資料兩種：

1. 用戶資料

1.     註冊資訊。當您創建OKKI帳戶時，您需要提供姓名、所在公司、電子郵件等資訊。
2.     身份驗證資訊。當您通過微信或其他我們合作的其他第三方帳號登陸OKKI帳戶時，我們會從第三方身份驗證中收集您的身份驗證資訊。例如，若您通過微信帳號登陸的，我們會向微信收集您的微信暱稱和Open ID。
3.     ⾃動收集的資訊。當您創建OKKI帳戶時，我們會⾃動收集有關您和您的設備的資訊，包括IP地址、登陸安全驗證、註冊期、設備資訊（包括設備型號、電腦操作系統版本和流覽器版本）。我們還可能收集些有關您使用OKKI產品的資訊，例如您訂閱或續訂的時間，以便為您提供優質的服務。
4.     電⼦郵件追蹤數據。用戶使⽤電⼦郵件追蹤的資訊，包括電⼦郵件的主題、發件⼈和收件⼈、郵件是否已讀、郵件被打開的時間、IP地址及次數。
5.     商務通訊數據。用戶在確認使用OKKI產品中的郵件等溝通功能時，與其客戶（即買家）、潛在客戶、供應商、同事或其他聯繫人進行的商務溝通資訊。
6.      集成API數據。當用戶將第三方服務與OKKI產品功能打通時，因與OKKI產品進行API對接而產生的介面數據。
7.     AI數據。當用戶使⽤與⼈⼯智能（下稱「AI」）相關的功能生成的內容，或對相關內容、搜索結果等進行優化或分析時，我們會收集和處理用戶輸⼊的⽂本內容及AI⽣成的⽂本內容。
8.     用戶存儲數據。用戶在OKKI產品中存儲的潛在買家、買家等個人資料。
9.       推送通知資訊。如果您開啓了推送通知，我們可以向您發送與您使用OKKI產品的相關資訊。
10.       Cookies數據。在我們的⽹站上，我們出於各種的使⽤cookies和其他跟蹤技術，包括分析、行銷活動、記住您的偏好等。此類使⽤可能涉及將資訊從我們傳輸給您，以及從您傳輸至第三站。

2. 潛在客戶資料

11.     新增潛在客戶資料。我們收集和處理由用戶向我們共用的，或按照用戶委託由我們獲取並向其他用戶提供的第三個⼈資料（主要是與數據主體的商業利益或職業相關的資訊）。此類資訊包括電郵、姓名、所處⾏業、當前和過往職位、⼯作地點、社交媒體帳號/鏈接。
12.       存量潛在客戶資料。我們收集和處理業務資訊，如公司名稱、地址、⽹站、公司簡介、聯繫電話和公司社交媒體。在某些情況下，這些資訊可能包括個⼈資料，例如您的個⼈姓名和/或姓⽒、職位、所屬部門、電郵、電話號碼。

 

(三)               個人資料的使用

我們只會將收集的個⼈資料，以及您分享給我們或要求我們收集的個⼈資料，⽤於本隱私政策中列出的⽬的。在不同場景及以下目的下，我們會以不同的角色身份收集和使用個人資料：

1. 當我們收集和使用訪問、使用OKKI產品的用戶資料以提供基本的產品功能，以及我們收集和使用有關數據主體的資料以創建和維護我們的資料庫時，我們是個人資料的控制者。

目的	資料種類	法律依據	資料來源
創建及登錄OKKI帳戶	(a) 註冊資訊 (b) 身份驗證資訊 (c) 自動收集的資訊	您的同意 為履行合同所必需	用戶提供，向第三方收集
維護OKKI帳戶安全及適配	(a) 註冊資訊 (b) 身份驗證資訊 (c)自動收集的資訊	您的同意 為履行合同所必需	向用戶收集
售後服務過程中核驗身份、排查故障、回饋售後進展	(a) 註冊資訊 (b) 身份驗證資訊 (c) 自動收集的資訊	您的同意 為履行合同所必需	用戶提供
安全保障及故障分析	(a) 註冊資訊 (b) 身份驗證資訊 (c) 自動收集的資訊	您的同意 為履行合同所必需	向用戶收集
分析、開發和提升產品及功能	(c) 自動收集的資訊 (g) AI數據 (j) Cookies資訊	您的同意	向用戶收集
發送與用戶使用OKKI產品的相關資訊	(a) 註冊資訊 (c) 自動收集的資訊 (i) 推送通知資訊	您的同意	用戶提供、向用戶收集
維護潛在客戶獲取和行銷功能	(k) 存量潛在客戶資料	合法利益	向潛在客戶收集

 

2. 當用戶使用我們的服務時，客戶作為數據的控制者，我們則作為數據的處理者按照控制者的委託處理相關個人數據。客戶訂購OKKI產品即意味著客戶以有償的方式使用OKKI產品提供的標準化委託處理的服務。客戶作為數據的控制者需確保相關數據的處理已經征得個人數據主體的同意或者具有適用法律規定的其他合法性基礎。用戶作為客戶的授權代表，在使用OKKI產品時，若對您所在公司控制的個人數據的收集目的、範圍或使用方式有任何疑問或意見，請聯繫您的公司處理。

目的	委託處理的資料種類	法律依據	資料來源
受客戶委託處理用戶等個人資料，實現用戶使用OKKI產品功能的目的	(d) 電⼦郵件追蹤數據 (e) 商務通訊數據 (f) 集成API數據 (g) AI數據 (h) 用戶存儲數據	您的同意	用戶提供

 

3. 當用戶向我們共用您獲取的第三方個人資料時，用戶與我們作為個人資料的聯合使用者（詳見附件：聯合控制者協議），我們將與用戶共同決定處理個人資料的目的和手段：

目的	共同使用的資料種類	資料來源
幫助用戶獲取潛在客戶並維護潛在客戶的商業聯繫資訊資料庫	（l）新增潛在客戶資料	用戶共用

用戶需保證：您已根據所在地區的相關法律的規定收集了新增潛在客戶資料，並就該數據共用給我們用於OKKI產品的商業用途獲得新增潛在客戶的同意或具有其他合法性依據。如果您收到新增潛在客戶及關於使用其數據的任何投訴、索賠或請求，您應立即通知我們刪除其個人數據。

 

三、我們如何共用、轉讓及披露您的資料

(一)               共用

1. 我們在獲取您的明確同意後，與其他方共用您的個人資料。
2. 我們與我們的關聯方或其他第三方合作商（合稱“合作方”）共用您的個人資料。但這些共用都會受本隱私政策所聲明的目的的約束，將主要用於銷售及服務目的。我們只會在必要且獲取您授權的情況下與我們的關聯方共用您的個人資料，且受本隱私政策中所聲明目的的約束。我們的合作方如要改變個人資料的處理目的，將再次徵求您的授權同意。
3. 我們可能會與我們的行銷郵件的合作夥伴共用您的相關資訊。即我們必須向供應商披露您的行銷郵件內容才能評估並提升這些行銷郵件發送成功的幾率，但我們僅會出於合法、正當、必要、特定、明確的目的共用您的個人資料，並且只會共用提供服務所必要的個人資料。我們的合作夥伴無權將共用的個人資料用於任何其他用途。
4. 我們可能會向投訴人共用您的相關資料。在您被其他第三方投訴侵犯知識產權或其他合法權利時，我們會在審慎評估並告知您後決定是否依法向該投訴人披露您的必要個人資料，以便其進行投訴處理。
5. 我們可能會向外部專業顧問、執法機構等監管機構或其他組織共用您的相關資料。在遵守適用法律或行使我們的合法權利或保護您或任何其他人的切身利益時，我們也可能披露或共用您的個人資料，或適用法律要求的其他情況。

(二)               轉讓

我們不會將您的個人資料轉讓給任何公司、組織和個人，但以下情況除外：

1. 在獲取您的明確同意後，我們向其他方轉讓您的個人資料；
2. 在發生關於我們的合併、收購、重組、破產清算或類似的情形時，如涉及到個人資料轉讓，我們會要求新的持有您個人資料的公司、組織繼續受本隱私政策的約束，否則,我們將要求該公司、組織重新向您徵求授權同意。

(三)               披露

我們僅會在以下情況下，公開披露您的個人資料：

1. 在獲取您的明確同意後，我們會公開披露您的個人資料；
2. 在法律、法規、司法、法律程式、執法要求規定必須提供您的個人資料的情況下，我們可能會依據其規定必須提供的個人資料的範圍和方式公開披露您的個人資料。

 

四、我們如何存儲及保護您的資料

(一)               我們如何存儲您的資料

1. 我們會採取合理可行的措施存儲您的個人資料，並儘量避免收集無關的個人資料。我們只會在達成本政策所述目的所需的期限內，以及根據適用法律法規的要求保留您的個人資料。在您的個人資料超出保留期限後，我們會根據適用法律的要求刪除您的個人資料，或匿名化處理。如果從技術上難以刪除個人資料的，我們將停止除存儲和採取必要的安全保護措施之外的處理，除非我們與您有明確的約定或法律有強制的留存要求。
2. 我們判斷個人資料的存儲期限主要參考以下標準，並以其中較長者為准：

1.     完成與您相關的服務目的、維護相應服務及業務記錄、應對您可能的查詢或投訴；
2.     保證我們為您提供服務的安全和品質；
3.     您是否同意更長的留存時間；
4.     是否存在保留期限的其他特別規定或約定。

3. 如果我們停止運營我們的產品和/或服務，我們會至少提前 30天以郵件、系統站內通知、在我們的官方網站或線上/線下媒體公告的方式通知您，並在停止運營我們的產品和/或服務後，對您的個人資料進行刪除或匿名化處理。

(二)               潛在客戶資料的跨境轉移

OKKI產品銷售至全球的多個國家和地區，因此潛在客戶的資料會不可避免地跨境傳輸至多個國家/地區。這些國家/地區的數據保護法可能與您所在國家/地區的法律有不同的規定。我們確保任何此類數據的跨境轉移僅為實現合法目的而進行，並有法律依據或適用的法律文本。

我們實施適當的技術和組織措施，以確保潛在客戶的個人資料將根據本隱私政策受到合理保護。同時，我們會提示個人數據接受者合理保護潛在客戶的個人資料，在歐盟通用數據保護條例（GDPR）適用的情況下，我們還會與潛在客戶個人資料接收方訂立標準合同條款條款確保他們履行在GDPR下的義務。

(三)               我們如何保護您的資料

1. 技術安全防護

為保障您的資料安全，我們採用了符合業界標準的合理可行的安全防護技術措施，來保護您的個人資料，防止未經授權的訪問、公開披露、使用、修改、損壞或丟失。例如，我們會使用加密技術對用戶個人資料進行加密保存，並通過隔離技術進行隔離；我們會使用受信賴的保護機制防止數據受到惡意攻擊；我們會部署訪問控制機制，確保只有授權人員才能訪問個人資料（如嚴格限制數據訪問許可權、多重身份認證技術等）；我們會採用代碼安全自動檢查和數據訪問日誌分析技術進行個人資料安全審計；我們還會舉辦安全和隱私保護培訓課程，加強員工對個人資料安全保護重要性的認識。

2. 人員安全管理

我們對可能接觸到您的資訊的員工也採取了嚴格管理，包括但不限於根據崗位的不同採取不同的許可權控制，與他們簽署保密協議，以監控他們的操作情況等措施。我們會按照現有技術提供相應的安全措施來保護您的資訊，提供合理的安全保障，盡力做到使您的資料不被洩露、毀損或丟失。我們會舉辦安全和隱私保護培訓課程，加強員工對個人資料保護重要性的意識。

3. 密碼及您的自我保護

互聯網並非絕對安全的環境，我們強烈建議您在使用OKKI產品時設置複雜的密碼。請勿將您的密碼告訴任何人，我們也不會主動致電或發送電子郵件要求您提供密碼。

4. 資訊安全事件的處理

若不幸發生資訊安全事件，我們將按照法律法規的要求及時通知您，包括安全事件的基本情況和可能的影響、我們已採取或將要採取的處置措施、您可自主防範和降低風險的建議、對您的補救措施等。我們會通過郵件、信函、電話、推送通知等方式告知您，若難以逐一通知個人資料主體時，我們會採取合理、有效的方式發佈公告。同時，我們還會按照您所在地區監管機構的要求，主動彙報資訊安全事件的處置情況。

 

五、您可以行使哪些權利來管理我們所收集的資料

您可以通過以下方式訪問和管理您的資料：

（一）查閱及改正

用戶可以登錄您的OKKI帳戶，點擊右上角的頭像後選擇“個人中心”，即可查閱您在OKKI產品中提供的個人資料，也可以在此處更新您所在的企業允許您調整的個人資料。

若用戶系企業的管理員，則有權查詢、更正或補充企業資訊。通過點擊右上角的頭像後選擇“企業中心”即可查詢、更正企業資訊，包括企業組織架構資訊、開通許可權資訊、AI自動化配置資訊以及其他各種功能的設置。

（二）刪除您的資料

我們會根據OKKI主帳戶/公司自身管理的需要，對您的個人資料在刪除時設置相應的限制（如限制刪除的時間、範圍、內容等）。如果您對該操作限制有任何疑問或意見，請您聯繫您所在的公司或OKKI主帳號管理員處理。我們理解，對於上述限制，公司已事先獲得了您的明確同意。

（三）註銷OKKI帳戶

當您所在的公司要求註銷OKKI主帳戶的，我們將一併註銷您所使用的OKKI帳戶，並刪除您OKKI帳戶中的所有數據，除非法律法規另有規定。

如果公司訂購的OKKI產品服務的使用期限屆滿且超過6個月未重新訂購，我們有權註銷該公司的OKKI帳戶，並刪除該帳戶下的所有數據，但存儲及維持的日誌將會會保留4年，除非法律法規另有規定。

如果用戶需要註銷您使用的OKKI帳戶，請您聯繫您所在的公司或OKKI主帳號管理員處理。

六、我們如何使用 Cookies 及類似技術

1. 為使您獲得更輕鬆的訪問體驗，在您使用OKKI產品時，我們可能會透過技術方式收集和儲存您使用產品及/或服務的相關數據。這樣，在您使用或再次使用OKKI產品服務時，我們可以識別您在我們系統中的登錄狀態，讓您下次在該電腦或移動設備上登錄時，省去重複輸入帳戶資訊的步驟，或協助判斷您的帳戶安全。Cookies通常包含識別字（ID）和登錄帳號，這些Cookies不會追蹤個人資料。來自我們產品及/或服務網站或客戶端的Cookies只能被我們的產品及/或服務網站或客戶端讀取。
2. 請理解，我們的某些產品功能或服務只能通過使用Cookies才能實現。如果您的流覽器或流覽器附加服務允許，您可以修改對Cookies的接受程度或者拒絕我們的Cookies，但拒絕這些Cookies您可能無法使用我們的OKKI產品。

 

七、本隱私政策的更新方式

本隱私政策會基於我們向您提供的OKKI產品的發展以及實際情形的變化而更新。我們會在我們的官方網站上發佈本隱私政策的更新版本。

 

八、您如何聯繫我們

如您對本隱私政策或資料處理的相關事宜有任何意見、問題、建議、申訴或投訴，請通過我們的線上客服或向Dataprivacy@okki.com發送郵件與我們聯繫。一般情況下，我們將在核實您的身份後的在適用法律要求的時間內回復。

說明：除另有約定外，本隱私政策所用術語與《服務條款》、用戶訂購OKKI產品時簽署的OKKI軟體服務銷售合同（以實際簽署的合同名稱為准）中的術語具有相同的定義。

 

 

資料聯合使用者協議

 

本資料聯合使用者協議（「協議」）約定了我們與使用OKKICRM的用戶之間處理新增潛在客戶資料的關係，並補充了隱私政策的相關內容。

 

1.          一般規定
   1.          在處理新增潛在客戶資料時，雙方應尊重本協議以及適用的法律法規中規定的義務。
   2.          我們和用戶作為以下新增潛在客戶資料的聯合控制者，這些數據包括：新增潛在客戶的電郵、姓名、所處行業、當前和以前的職位、工作地點、社交媒體帳號/鏈接。
   3.          雙方共同確定，處理新增潛在客戶資料的目的如下：
      1.          對於用戶來說，在OKKICRM內處理（存儲、使用、行銷）新增潛在客戶的數據，以便能夠更好地使用OKKICRM產品的相關功能及服務；
      2.          對於我們來說，為其他用戶提供服務，並維護OKKICRM相關功能的運行。上述行為可能導致用戶共用的新增潛在客戶資料傳輸給第三國/地區的用戶。

 

2.          權利與義務
   1.          用戶的權利與義務
      1.          用戶合法獲取新增潛在客戶的資料，並有權將該資料共用給我們。用戶確認在共用新增潛在客戶資料前，已經向新增潛在客戶告知處理的數據類別、處理目的、共用的對象以及我們將如何處理新增潛在客戶的個人資料，並就上述處理征得新增潛在客戶的同意或存在其他合法性基礎。
      2.          用戶確認將新增潛在客戶的數據共用給我們，不侵犯新增潛在客戶的權益以及任何第三方的權利和利益，並遵守相關適用的法律法規的要求。
      3.          如發生任何新增潛在客戶的投訴、索賠或請求，用戶應當及時告知我們；且應當通知我們監管機構與新增潛在客戶資料相關的任何投訴、索賠或請求。
   2.          我們的權利和義務
      1.          我們僅基於產品服務的目的來處理用戶共用給我們的新增潛在客戶的數據。
      2.          因OKKICRM產品的特點，我們無法與新增潛在客戶一一確認溝通，我們依賴於用戶對於獲取新增潛在客戶的資料的合法義務的履行。
      3.          我們將採取適當的技術和保障措施確保新增潛在客戶資料在處理過程中的安全性，以及該數據在向其他用戶傳輸過程中的安全性。

 

3.          適用法律及管轄

與本協議、其執行和解釋或本協議下任何新增潛在客戶資料有關的所有爭議適用新加坡法律，任意一方可以向新加坡有管轄權的法院提起訴訟。