一、商務郵件格式規範

1. 郵件主題（Subject）

• 簡潔明瞭，突出郵件核心內容和目的，吸引收件人打開郵件。

• 避免使用模糊或過於通用的詞彙，如「Hello」或「Greetings」，應聚焦客戶需求或合作意向，如「Stainless Steel Tubing for HVAC Installations」或「Helping [Company Name] improve [specific pain point]」。

2. 稱呼（Salutation）

• 如果知道收件人姓名，建議使用「Dear + Mr./Ms. + 姓氏」的格式，體現尊重和專業。

• 若不清楚姓名，可使用「Dear Sir/Madam」，但儘量避免泛泛稱呼，若客戶為年輕或歐美初創公司，可用更輕鬆的「Hi + 名字」。

3. 開頭段落（Opening）

• 簡要說明寫郵件的目的，直接切入主題，避免冗長。

• 可以通過一句禮貌問候開頭，如「I hope this email finds you well.」，隨後說明寫信意圖，例如詢盤、合作建議等。

4. 正文內容（Body）

• 結構清晰，內容精煉，重點突出。

• 包含自我介紹（職位、公司、主營產品或服務），表達對客戶需求的理解，介紹產品或服務的優勢及適用領域。

• 避免長篇大論，使用短句和段落，讓客戶快速抓住關鍵信息。

5. 結尾段落（Closing）

• 總結郵件重點，明確下一步行動或請求，如「是否方便安排電話會議”或“是否需要報價/樣品」。

• 表達感謝和期待回覆的禮貌用語，如「Thank you for your time. Looking forward to your reply.」。

6. 結束語（Closing Phrase）

• 選擇合適的結束語，如「Sincerely,」、「Best regards,」、「Yours sincerely,」等，體現尊重和禮貌。

• 根據與收件人的關係和郵件正式程度靈活選擇。

7. 簽名（Signature）

• 包含完整的個人信息：姓名、職位、公司名稱、聯繫方式（電話、郵箱、微信或WhatsApp等）。

• 最好附上公司官網連結，方便客戶進一步了解公司和產品。

• 簽名部分是建立信任和方便客戶聯繫的重要環節。

二、商務郵件寫作技巧

1. 格式美觀，佈局合理

• 郵件整體格式要整潔，段落分明，避免文字堆積，給客戶留下良好第一印象。

• 使用適當的空行和標點，確保郵件易讀，客戶願意繼續閱讀。

2. 內容精簡，重點突出

• 避免使用華麗辭藻，內容應直擊主題，突出客戶關心的利益點。

• 結合客戶實際需求，個性化郵件內容，體現對客戶的了解和重視。

3. 語言禮貌，專業得體

• 保持禮貌用語，避免過於隨意或生硬的表達。

• 用詞準確，避免語法和拼寫錯誤，體現專業素養。

4. 明確行動呼籲（CTA）

• 郵件結尾應包含明確、低門檻的行動請求，如「是否方便安排10分鐘電話」或「是否需要報價/樣品」。

• 避免模糊或高壓的請求，降低客戶回覆門檻，提高溝通效率。

三、商務郵件常見場景與範例

1. 客戶開發與潛在客戶篩選

• 開頭語示例：

We are reaching out to introduce our company and explore potential cooperation opportunities.

After researching your company, we believe our products could meet your needs.

• 結尾語示例：

Would you be interested in a sample or product catalog?

Looking forward to your feedback and hoping to start a fruitful cooperation.

在客戶開發與潛在客戶篩選階段，郵件內容的精準和策略性尤為重要。通過合理的郵件行銷策略，可以大幅提升客戶的興趣和回覆率。更多關於郵件行銷的實用技巧和工具，歡迎查看我們先前整理的《獨立站郵件行銷的撰寫技巧、策略與工具》和《高回覆率外貿開發信撰寫技巧（附範本）》兩篇專題文章，其中詳細介紹了多種實用方法，幫助您提升郵件推廣效果。

場景舉例：

Dear Mr. Lee,
I hope this email finds you well. We are interested in your range of electronic components and would like to request a quotation for the following items...
Thank you for your time and consideration. Looking forward to your prompt reply.
Best regards,
[姓名]

2. 詢盤郵件

• 開頭語示例：

I hope this email finds you well.

I am reaching out to inquire about your product line of [產品名稱].

We came across your company and are interested in exploring potential cooperation.

• 結尾語示例：

Looking forward to your prompt reply.

Please let me know if you need any further information.

Thank you for your time and consideration.

3. 報價郵件

• 開頭語示例：

Thank you for your inquiry regarding our products.

We are pleased to provide you with the quotation as requested.

Following up on your request, please find our detailed offer below.

• 結尾語示例：

Please feel free to contact me if you have any questions.

We look forward to your positive response.

Hope to establish a long-term partnership with your esteemed company.

4. 會議安排或跟進郵件

• 開頭語示例：

It was a pleasure speaking with you earlier.

Following up on our recent discussion...

Thank you for taking the time to meet with us.

• 結尾語示例：

Please let me know your availability for the next meeting.

Looking forward to our continued cooperation.

Should you have any questions, feel free to reach out.

5. 投訴或問題反饋郵件

• 開頭語示例：

I am writing to bring to your attention an issue we encountered...

We regret to inform you about a problem with the recent shipment.

I would like to discuss a concern regarding our last order.

• 結尾語示例：

We appreciate your prompt attention to this matter.

Please advise on how we can resolve this issue as soon as possible.

Thank you for your understanding and cooperation.

6. 感谢與祝福郵件

• 開頭語示例：

Thank you for your continued support and partnership.

We sincerely appreciate your trust and cooperation.

It was a pleasure working with you on this project.

• 結尾語示例：

Looking forward to many more successful collaborations.

Wishing you continued success and prosperity.

Thank you once again for your support.

結語

規範的商務郵件格式和專業的寫作技巧是外貿B2B商家與客戶高效溝通的關鍵。通過合理設計郵件結構、精煉內容和禮貌表達，不僅能提升企業形象，還能增強客戶信任，促進業務合作。結合本文提供的規範、技巧和豐富的場景範例，外貿商家可以打造高質量的商務郵件，實現更順暢的國際貿易溝通。