【引言】在錯綜複雜的國際貿易中，一份關鍵文件常成為訂單成敗的隱形推手。某浙江五金出口商曾因 PI（形式發票）中的付款條款模糊，導致15萬美元貨款延遲3個月收回，險些引發資金鏈危機。作為國際貿易流程中的基石性文件，PI直接關係到訂單確認、款項安全與後續清關，是B2B外貿商家必須掌握的核心工具。

一、PI是什麼？

1. 全稱與定義

(1) 全稱：Proforma Invoice (形式發票)

(2) 定義：出口商在貨物發運或正式合同簽訂前，預先開具給進口商的非正式、估算性質發票，核心功能是清晰列明擬交易商品的關鍵資訊、交易條款及預估費用。

2. 核心目的與屬性

(1) 交易藍圖：買賣雙方就交易細節（品名、規格、數量、單價、付款方式等）達成初步共識的書面證明。

(2) “形式”屬性：不具備最終稅務結算效力，本質是具有臨時法律效力的報價確認文件。

(3) 約束力關鍵：進口商接受PI（如書面確認或支付定金）後，即成為約束雙方履行合同義務的依據。

二、PI在外貿流程中的作用

1. 正式交易確認的基石

在正式合同簽署前，PI是買方採購決策和賣方備貨生產的直接依據。其條款明確性直接決定訂單能否啟動，例如定金支付條款將觸發實際生產流程。

2. 進口清關與許可申請的通行證

(1) 申請進口許可證：中東、非洲等多國海關要求憑PI申請進口許可。

(2) 外匯審批依據：中國等外匯管制國家需PI辦理購匯審批。

(3) 信用證開立基礎：銀行依據PI審核交易真實性並開立信用證。

3. 預付款/定金的法定憑證

PI中明確的定金比例（如30% T/T）是買方付款的直接法律依據，也是賣方啟動生產的先決條件。

4. 釐清責任的關鍵證據

將口頭協商的包裝要求、驗貨標準等細節書面化，避免後續糾紛。某深圳電子企業憑藉經客戶簽字的PI，成功追責因買方臨時修改規格導致的庫存損失。

三、PI vs. CI：關鍵區別不可混淆

本質區別：PI是交易的“計畫書”，CI是執行的“成果報告”。混淆兩者將導致清關失敗或收匯風險。

四、專業PI必備的10大核心要素

• 單據標題

必須在頁眉醒目位置標註 “Proforma Invoice” 字樣。

• 買賣雙方資訊

(1) 賣方資訊：公司全稱、法定地址、稅務登記號、聯絡方式

(2) 買方資訊：需與清關資料完全一致，含完整公司註冊地址

• PI編號與日期

(1) 唯一編號規則（如PI2024US001）便於追蹤

(2) 開具日期決定報價有效期起始點

• 貨物描述

(1) 品名需採用海關可識別的通用名稱

(2) 強制標註HS編碼（如歐盟清關要求6位以上）

(3) 包裝細節包括總毛重/淨重、材積（影響海運計費）

• 價格條款

必須註明適用《國際貿易術語解釋通則》版本（如CIF Rotterdam INCOTERMS® 2020），避免費用分擔爭議。

• 付款條款

(1) 定金比例與支付截止日（如30% within 3 banking days）

(2) 尾款支付條件（如見提單複印件付款）

• 交貨資訊

包含起運港/目的港代碼（如SHA上海浦東機場）、最遲裝運日

• 銀行帳戶

完整SWIFT代碼及中間行資訊（避免匯款延遲）

• 有效期

明確標註“Valid until [日期]”應對匯率波動

• 法律效力聲明

尾部需註明：“買方簽章/付款即視為接受全部條款”

結語

核心要點總結：PI管理三問三答

Q1：PI最核心的價值是什麼？

作為法律效力的臨時合同、啟動交易的鑰匙（定金/信用證依據）、規避風險的書面憑證。

Q2：哪些PI錯誤會導致重大損失？

• HS編碼錯誤引發海關扣貨（如巴西罰款可達貨值60%）

• 付款條款模糊致尾款拖欠（案例：15萬美元延遲90天）

• 未標註“Proforma”屬性被誤作清關發票

Q3：如何確保PI有效性？

• 要素完整性（10大要素缺一不可）

• 單證一致性（與CI、提單等100%匹配）

• 動態維護（及時更新海關/銀行新政）