海量數據挖潛客，智慧行銷提轉化，客戶管理促成交
OKKI讓拓展
全球市場更簡單
作為一名在台灣外貿產業打滾超過十五年的業務經理，我經歷過那個靠著一只皮箱跑遍全球展會、拿著厚厚一疊名片回飯店手打 Excel 的時代。那時候我們常說「業務靠的是雙腳和直覺」，但進入後疫情時代，這種傳統模式顯然已經撞到了天花板。
我發現身邊許多同行經理都面臨同樣的焦慮：全球供應鏈洗牌、客戶詢盤變得碎片化，加上台灣年輕一代業務員對「盲打電話」的抗拒。更痛的是，好不容易培養起來的王牌業務員被挖角，客戶資料也就跟著「人間蒸發」。在這種 Martech 數位 時代，如果還在用人工方式管理線索，那真的不是在做生意，是在耗損公司的生命力。
我一直跟團隊強調，crm 客戶管理系統的核心價值不在於「管控」業務員的行為，而在於「賦能」銷售流程。一個好的 crm 客戶管理系統 應該像是業務的導航儀與外掛大腦，幫我們從繁瑣的事務中解放，專注在「贏單」這件事上。接下來，我將以實戰角度拆解這套系統如何徹底翻轉 B2B 銷售。
在 B2B 開發中，最怕的就是「瞎忙」。業務員每天發幾百封郵件，但回信率低得可憐，這往往是因為我們根本沒找對人，或是沒在對的時間點切入。OKKI CRM 的潛在客戶開發模組，最讓我驚艷的是它結合了全球海關數據與 AI 背景調查。
我們現在不再讓業務員在網路上亂撈聯絡方式。透過輸入特定的 HS Code，系統會直接拉出全球買家的進出口紀錄，包括他們過去跟誰買、買多少、採購頻率如何。AI 會進一步對這些線索進行「背景調查」，自動抓取官網資訊、社群媒體動態與工商數據，生成完整的客戶畫像。
最關鍵的「評分機制」就建立在這些數據之上。系統會根據買家的採購實力、與我司產品的匹配度，以及其在 Email 中的互動行為（例如開啟次數、點擊連結頻率）進行動態計分。高分的客戶會被自動置頂，這就是我們內部的「黃金名單」。
| 開發維度 | 傳統手動模式 | OKKI CRM AI 賦能模式 | 預期成效提升 |
|---|---|---|---|
| 找尋目標 | 透過關鍵字在 Google 盲搜尋 | 透過 HS Code 鎖定精準海關數據 | 獲客精準度提升 40% |
| 背景調查 | 手動查詢官網、Linkedin，耗時 30 分鐘 | AI 自動抓取全球公開資訊，只需 3 分鐘 | 10 倍背調效率 |
| 初步接觸 | 套用通用範本發信，回信率低 | 根據 AI 畫像撰寫個性化開發信 | 回信率提升 15.5% |
| 優先順序 | 憑業務員直覺，誰回信就先找誰 | 系統依評分自動排序高意向商機 | 轉化效率顯著增加 |
透過這種機制，我們不再浪費時間在規模不符或根本沒有需求的小樣客戶身上，這才是真正的潛在客戶開發。
身為管理者，我以前最怕問業務員一句話：「那個大案子進度到哪了？」得到的回答通常是「還在跟」、「客戶說再考慮」。這種模糊的回答對業績預測毫無幫助。
現在，我們把所有的商機都放入 crm 客戶管理系統 的銷售漏斗中。從初步詢盤、樣品確認、方案報價到最終簽約，每一個階段都有明確的轉化指標。我不再需要盯著業務員寫週報，因為數據會說話。系統會追蹤 First Response Time（首次回覆時效），在 B2B 世界裡，回覆快慢往往決定了客戶對你專業度的第一印象。
當我打開 CRM 看板，發現某位業務手中有一筆價值 500 萬台幣的商機在「方案報價」階段停留了超過 10 天，且客戶的溝通頻次遠低於平均水平。AI 隨即跳出預警，提醒我該筆訂單的「贏單機率」正在下降。這時候，我可以立即介入，查看之前的對話紀錄，指導業務員是否需要調整報價策略或是提供更多的技術背書，而不是等到月底業績沒達標才來檢討。
透過大數據分析，系統能預測未來的贏單機率。它會比對歷史成交數據，告訴你具備哪些行為特徵的客戶更有可能成交。這讓我們的管理從「事後究責」轉向「事前預防」，這正是 b2b行銷平台 邁向數位轉型最核心的一步。
很多業務經理反映，新人最容易犯的錯誤就是「跟丟客戶」。剛詢盤時熱情如火，發了兩封信沒回就冷掉了。事實上，B2B 的決策週期極長，很多訂單是在第 7 次甚至第 10 次接觸後才成交的。
OKKI 的 AiReach 就像是我們公司的「數位員工」。它可以根據我們設定好的 SOP 自動運作。例如，當客戶開啟了我的產品畫冊，系統會自動觸發一條 WhatsApp 訊息問候；如果客戶 5 天沒回信，AI 會自動根據該國家的商務禮儀，生成一封多語種的關懷信件。這不僅維持了品牌存在感，更讓業務員的寫信效率提升了 20 倍。
以下是我們公司內部一套標準化的自動化跟進 SOP 範本，供大家參考：
| 跟進階段 | 觸發條件 | 自動化動作內容 | 目的 |
|---|---|---|---|
| 第 1 天：即時響應 | 收到詢盤後 1 小時內 | 自動發送「收悉確認函」並隨附公司簡介影片 | 建立專業第一印象，提升 55% 買家回覆率 |
| 第 3 天：價值傳遞 | 客戶未回覆 | AI 生成個性化郵件，分享相關產業案例或應用情境 | 證明解決方案的實戰價值 |
| 第 7 天：壓力測試 | 客戶點擊過連結但未回 | 系統自動推播 WhatsApp 訊息，詢問是否有技術規格需澄清 | 挖掘潛在阻礙因素 |
| 第 14 天：品牌關懷 | 持續無回報 | 發送最新產品升級資訊或參加國際展會的邀約 | 維持品牌黏著度，不進入垃圾信箱 |
這種自動化流程能確保即便業務員請假、出差，所有的線索依然在既定的軌道上運行。
對於常跑台中、桃園工業區，或是需要飛往國外參加 CES、Computex 的銷售人員來說，筆電往往太笨重。這時候，移動端 crm 客戶管理系統 的支持就顯得至關重要。
想像一個情景：你在法蘭克福展會現場，攤位前人頭攢動。以前我們是拿著釘書機把名片釘在筆記本上，回去後再慢慢輸入。現在，業務員只需拿出手機掃描名片，AI 會自動辨識資訊並存入 crm資料庫。更厲害的是，系統會立即比對：這個買家過去有沒有跟我們聯絡過？如果有，手機上會直接顯示歷史溝通細節和當年的報價。
這不僅防止了業務員在現場「報錯價」或「認不出老客戶」的窘境，更重要的是數位資產的安全性。
在台灣，業務員跳槽帶走客戶名單是許多老闆的心頭恨。透過移動端整合 WhatsApp 和 FB Messenger，所有的溝通紀錄都會實時同步回公司的雲端伺服器。即便業務員離職，他與客戶的對話細節、需求痛點、報價脈絡全都完整保留在公司內部。這種將「個人經驗」轉化為「企業數位資產」的過程，是 B2B 企業永續經營的保險。
市面上 CRM 軟體很多，從國外的 Salesforce 到本土的簡易版都有。但我為什麼選擇推薦 OKKI？因為它真的是「懂外貿」的人設計的。它不是要把你套進一個通用的框架，而是針對跨境 B2B 的特殊場景做了深度優化。
其中最讓管理者省心的就是「智慧診斷防撞單」機制。
以前在公司，常發生 A 業務在開發美國買家 X，結果 B 業務從海關數據也撈到同一個買家，兩人同時發信給對方的採購經理。這對客戶來說非常不專業，感覺這間公司內部管理一團亂。
在 OKKI CRM 中，當 B 業務嘗試錄入同一個客戶或同集團的聯繫人時，系統會立即彈出「智慧預警」，提示該客戶已由 A 業務跟進中。甚至能進一步診斷出兩個業務員是否在聯繫同一個集團的不同子公司，徹底避免內部惡性競爭。
此外，OKKI 實現了全通路整合。我們不需要在 Email、WhatsApp、FB 之間切換。在客戶的單一時間軸上，你可以看到他所有的互動軌跡。這種 360 度的視角，讓我們在談判時能更有底氣，因為我們比客戶更了解他自己的需求。
說到底，在這個 martech 數位 時代，業績增長已經不再是單純的「體力競賽」，而是「數據與工具」的戰爭。crm 客戶管理系統 的價值，是讓你的銷售團隊從重複的、低效的作業中抽離，把精氣神花在真正需要人類智慧的溝通與決策上。
選擇 OKKI CRM，不只是買一套軟體，而是導入一套經過驗證的銷售科學。當你的潛在客戶開發變得精準、銷售漏斗變得透明、跟進流程變得自動化，你會發現，業績增長不再是靠運氣，而是水到渠成的結果。台灣的外貿企業轉型不易，但只要選對工具，我們絕對能在全球市場中持續發光發熱。
