已經在化學品外貿領域深耕15年的資深專家楊育玫Emma（以下以英文名稱呼），是英象公司唯一的外銷業務人員。當公司導入阿里巴巴國際站，迎來詢盤量20至30倍的爆發性增長時，她迎來了可觀的商機，同時也面臨前所未有的管理壓力。傳統的Excel與ERP系統在海量客戶資訊面前，已然超出負荷。

透過 OKKI 數位工具的輔助，Emma在管理流程上找到了解方，客戶資料整理效率提升超過 50%。更重要的是，她終於能將心力從耗時的整理工作轉向高價值的客戶拓展與策略佈局。

▌挑戰：當資深經驗遇上效率瓶頸

憑藉15年的專業積累，Emma對化學品外貿的複雜性有著深刻理解。這個行業的特性，決定了其客戶開發與管理的獨特挑戰：

• 開發週期漫長：從客戶初次接觸到最終下單，往往需經過樣品測試、配方、操作方式以及機器/機台參數設定調整等一系列漫長流程。

• 客戶群體極其細分：化工行業產品線複雜，儘管都在一個行業下，化學品在不同場景下的應用面向截然不同的客戶和需求。

• 客戶黏著度高：正因導入成本高，一旦配方敲定、合作關係確立，客戶便不易更換供應商。這也意味著，開發一個新客戶的挑戰極高。

在導入數位化工具前，Emma的日常工作充滿了傳統模式下的典型痛點：客戶資訊散落在 Excel表格與公司的 ERP系統中，兩者無法有效關聯，形成了「資訊孤島」。每次跟進客戶前，她都必須耗費大量時間，在不同的檔案與系統間手動查找、拼湊過往的溝通記錄與報價歷史。這個過程不僅效率低落，也容易因資訊遺漏而影響專業判斷。

「以前要去找這個客戶的資料，或者是他曾經買過什麼東西…資料比較難關聯到，存取也比較難。要利用時…要花很久的時間去把這個資料做統整。」

每次跟進客戶前，Emma都必須像偵探一樣，在兩個平台間來回拼湊客戶的全貌。不僅如此，Excel 在管理上也充滿挑戰：表格容易因頻繁編輯而出錯；而像 WhatsApp、WeChat 這類即時通訊工具的對話截圖，也難以方便地存檔，導致關鍵資訊散落各處。這些看似微小的環節，卻在無形中大量蠶食著她寶貴的工作時間。

為了突破外銷市場的增長瓶頸，公司在2023年底導入了阿里巴巴國際站。這個決策很快帶來了顯著成果。

「(透過阿里國際站) 獲客就是詢盤的客戶的次數其實有顯著的成長，跟以前的這種傳統的外銷模式來比的話，其實就是倍率，大概成長個二三十倍有。」

然而，這份「甜蜜的負擔」也讓舊有的管理方式失效。暴增的客戶線索，讓原本就捉襟見肘的 Excel 管理方式迅速超出負荷。儘管阿里後台本身提供了管理功能，但在客戶精細化分層、跟進階段標記上仍有其局限。Emma發現，自己依然需要花費大量時間手動複製、貼上、整理資料，一個新的效率瓶頸已然形成。

▌解決方案：OKKI，從得力助手到企業資產

為了解決「流量暴增」與「管理滯後」的新挑戰，Emma開始尋求能將「流量」高效轉化為「企業資產」的專業工具。OKKI 正是她的解決方案，並迅速成為她口中的「最佳秘書」。

1. 統一整合：一眼看穿客戶360°全貌

OKKI 最讓Emma讚賞的核心價值，便是其強大的資料整合能力。它將過去散落在各處的客戶資訊——從基本資料、溝通要點、歷史報價、訂單記錄，到 AI 背調的貿易數據——全部匯集在同一個介面中。

「我覺得 OKKI 最强大的功能就是客戶資料的統整…需要做什麼樣的跟進，它都把它統合在一個介面裡面，我覺得是非常好使用，非常好存取……這也是主要讓我覺得回不去的功能。」

客戶詳情內會有所有關於這個客戶的信息。現在，Emma只需打開一位客戶的檔案，所有相關資訊便一目了然。這種「一次到位」的資訊獲取方式，讓她能快速做出精準的判斷與跟進決策，無需再浪費時間切換平台、拼湊資訊。

2. 精細分層：從大海撈針到精準打擊

化工行業產品線複雜，客戶需求各異。Emma巧妙地利用 OKKI 的標籤與分組功能，建立了一套獨家的多維度客戶分類體系：

透過這套體系，她能針對不同客群發送客製化的產品資訊或問候，實現精準行銷，大幅提升了溝通的專業度與有效性。

3. 效率躍升：節省超過50%的工作時間

自動化的資料整合與清晰的流程，將Emma從繁瑣的行政工作中徹底解放。特別是記錄跨平台溝通這項任務，OKKI 的「截圖直接貼上」功能讓她大為驚豔，過往需要手動轉錄的對話，現在只需一個簡單動作即可完美存檔。

「光是（用OKKI）記錄這個就已經節省了很多的時間…工作量的節省應該有以前的一半以上，他（OKKI）真的是好助手…以前被要求的客戶記錄量比較大，所以用（OKKI）來記錄真是太方便了。」

節省下來的時間，讓她能更專注於與客戶深度溝通、開拓新商機等高價值活動。

4. AI慧眼：發掘潛藏水下的「大魚」

在接觸新客戶時，Emma會第一時間運用 OKKI 的 AI 背調功能，快速評估其公司規模與採購潛力。她曾藉此成功識別出一些在阿里國際站上評級不高，但貿易數據卻顯示其為潛力巨大的「漏網之魚」，避免了因表面資訊不足而錯失優質商機的風險。

▌OKKI：不僅是工具，更是企業的寶貴資產

對Emma而言，OKKI 早已超越一個單純的工具，成為她不可或缺的事業夥伴。

「（OKKI 是）一個幫你做好這個客戶服務最好的秘書…它也是一個很完整的資料庫…所以我覺得（這些客戶資料對）公司也是一個很寶貴的資產。」

她認為，OKKI 最大的長期價值在於「沉澱客戶資產」。所有與客戶的互動、交易歷史和潛在需求，都被系統化地記錄下來，形成一個永續的、可傳承的數位資料庫。即使未來團隊擴張或人員變動，這些寶貴的客戶關係也能被無縫交接與再開發。

展望未來，Emma希望能借助 OKKI 更系統化地維護高潛力客戶，有效提升從樣品單到正式訂單的轉化率。有了這位「最好的秘書」和強大的「數位戰情室」，她對於外銷團隊再創事業高峰，充滿了信心。